La gestione delle aziende cosmetiche si è complicata negli anni: nuove normative le fanno sempre più assomigliare ad aziende farmaceutiche, facendo lievitare le documentazioni da produrre, le numerose referenze e le esportazioni crescenti richiedono una coordinazione maggiore tra magazzino, reparto produttivo e vendita.

Automatizzare il sistema è una priorità difficile immaginare ancora oggi una gestione manuale del sistema organizzativo di un'azienda cosmetica moderna, passata in pochi anni dall'essere considerata artigianale ad industriale e sempre più simile ad un'industria farmaceutica, anche grazie alla legge n. 713 dell'11ottobre 1986, "Non ne per l'attuazione delle direttive della comunità economica europea sulla produzione e la vendita dei cosmetici", e successive modifiche. La mole di documenti cartacei è enormemente aumentata, gli ingredienti si fanno sempre più diversi per soddisfare le nuove texture e le profumazioni di volta in volta più in voga, rendendo sempre più complicata la gestione dei fornitori e il loro coordinamento con la produzione e la fornitura dei prodotti finiti ai clienti finali. L automazione del sistema organizzativo grazie a software gestionali diventa quindi un'esigenza irrinunciabile.

Dottoressa Calabrese ci può raccontare del caso Rudy Profumi?

Rudy Profumi nasce nel 1910 a Milano. Il suo fondatore Spiridione Calabrese inizia l'attività di profumiere nel piccolo negozio di parrucchiere dove si cimenta nel miscelare tinture per capelli dando vita alla produzione di cosmetici. Quattro anni dopo apre un piccolo laboratorio dove vengono realizzati belletti, ciprie e rossetti. È il primo in Italia a trovare la formula per fondere e solidificare rossetti in stick. Molte ditte si serviranno allora delle sue produzioni per rivendere con il proprio marchio di fabbrica. Grazie al successo, viene nominato commendatore del lavoro. Il piccolo laboratorio non è più sufficiente e così nel 1929 si passa all'industria per produrre prodotti di lusso con il proprio marchio e prodotti di sottomarca a marchio Ubery, che vengono venduti negli empori e drogherie. Verso la metà degli anni '40, il figlio Antonio segue le orme del padre, focalizzandosi maggiormente sulla profumeria, diventando un apprezzato autore di progetti e flaconi architettonici pensati per rendere i profumi un oggetto da regalo. Con l'avvento sul mercato italiano dei marchi stranieri e di stilisti, l'azienda ha avuto un'evoluzione verso i prodotti per la cura del corpo, quali bagnoschiuma, shampoo, saponi liquidi, prodotti tricologici , dai più specifici a quelli più modaioli sia nelle fragranze che nella texture.

Per venire incontro alle esigenze del mercato, la Rudy Profumi dispone di una propria unità produttiva e di distribuzione dei suoi prodotti. L’azienda è focalizzata sulla grande distribuzione, per la quale produce anche articoli a marchio, e sulle catene di profumerie. Dallo scorso anno, il 40% del fatturato aziendale è dovuto all'esportazione sia nei Paesi UE sia extra UE, in particolare Stati Uniti, Corea, Taiwan, cercando di recepire quelle che sono le esigenze dei diversi mercati. Oggi l'azienda è condotta dai tre figli, Giorgio,  Lorenzo e Cristina. Quest'ultima ci ha parlato dell'evoluzione, soprattutto organizzativa e gestionale, di Rudy Profumi, anche grazie all'adozione da parte dell'azienda di Parcel, una soluzione ERP pensata da Pipeline e indirizzata alle specifiche esigenze dell'impresa cosmetica e di prodotti per la cura personale.

Le normative, anche in campo europeo, hanno affiancato sempre di più l'industria cosmetica a quella farmaceutica.

La gestione si è complicata?

Direi di sì. La legge n.713del 1986sui cosmetici, ha portato un grande cambiamento da artigiani ci siamo dovuti trasformare in industria, dovendo seguire nuove e più dispendiose regole, sia in fatto di tempo che di competenze.

La normativa si è ampliata tanto che stiamo andando sempre più verso il settore farmaceutico, dovendo ottemperare a tutti quelli che sono i controlli e le regole che la legge ci impone per la sicurezza del prodotto.

L’adozione di Parcel ha snellito il lavoro documentale e gestionale?

Decisamente sì. Parce l ci è venuto incontro . Si tratta di una soluzione ERP completa indirizzata alle specifiche esigenze dell'impresa cosmetica e di prodotti per la cura personale. Parcel fornisce un preciso flusso operativo e di controllo tipico dell'industria cosmetica come il controllo del lotto, della qualità dei test e dei cambiamenti nel prodotto. Rispettando sia le direttive provenienti da organismi come FDA o derivanti da sistemi di auto-rego lazione (GMP), Parce assolve le esigenze sia delle aziende tipicamente commerciali sia di quelle produttive. Quindi va a coprire tutto il ciclo del prodotto cosmetico , non solo la produzione in senso stretto , quindi, ma anche la parte commerciale, compresa la gestione della contabilità. La sua istallazione ci ha consentito di gestire in modo più programmati co tutto il lavoro, compresa la produzione dei documenti richiesti dalle autorità di controllo, quali le ASL, e dai diversi Stati importatori. La stessa gestione del dossier, un plico di fogli implementato di formule, test di verifica e documentazioni varie sulle materie prime, è stata estremamente semplificata. Prima della sua istallazione tutta questa marea di documenti era gestita manualmente da più operatori.

È un valido aiuto anche nella sinergia delle commesse di produzione, perché ci consente di ottimizzare i tempi di consegna, in modo da essere sempre molto presenti verso il cliente , grazie alla corretta gestione degli stock di magazzino. Riusciamo anche a gestire economicamente gli stock delle merci, ottimizzando le tempistiche della fornitura delle materie prime, che per alcuni dei nostri prodotti cosmetici sono parecchie. Riuscire a gestire al meglio gli stock e le rotazioni di magazzino è sempre stato importante, ma lo è ancora di più adesso che il mercato sta vivendo questa crisi di portata mondiale.

Cosa offre Parcel per l'industria cosmetica ?

Fornisce risposte alle tipiche esigenze delle industrie cosmetiche con funzioni chiave, come: tracciatura del Lotto. Parcel traccia i lotti dal fornitore al cliente con la gestione della data di scadenza e del periodo di apertura, il lotto di origine, la data di quarantena e gli attributi del materiale. Il numero di lotto può essere assegnato automaticamente o manualmente tramite opportune gestioni della configurazione.

Viene, quindi, abilitata la gestione della tracciatura attraverso tutte le movimentazioni che attraversano l'azienda. Packaging multiplo, etichette personali, e produzioni su commessa: consente distinte base di confezionamento multiple, tipiche con specifiche e confezionamento o produzione su commessa (terzisti di produzione) a partire da singola ricetta. Gestisce la produzione conto terzi su commessa ciclica o unica utilizzando le specifiche di produzione del cliente, i confezionamenti e i test di controllo qualità. Con il QC di Parcel si possono realizzare test e ispezioni con e senza campionamento. Si possono creare specifici valori target (limiti) e definire la massima tolleranza nel test delle formule e della produzione. Consente di analizzare le informazioni qualitative di un periodo utilizzando diverse chiavi di confronto. Parcel consente di creare schede di sicurezza e altro materiale per la spedizione e per lo stoccaggio, gestisce quale versione della formula è da utilizzare in produzione e quali sono obsolete. Le formule possono essere dimensionate, sia sul peso sia sul volume , in base alle dimensioni del batch di laboratorio o di produzione, tenendo precisa traccia di tutte le versioni della formula con le relative informazioni su chi, quando e perché è cambiata, incluse note,